Como usar o Zyph, passo a passo

As 3 coisas que vais fazer mais

1. Emitir faturas aos clientes
2. Manter o stock correcto
3. Ver se estás a ganhar dinheiro (Painel e Relatórios)

Duas coisas úteis antes de começares

• O Zyph abre em português. Se preferires inglês, muda em Definições → Localização (para toda a empresa) ou no teu perfil (só para ti). Ecrãs, documentos e emails seguem essa escolha.
• Claro ou escuro: o botão ao lado do teu nome no topo troca o tema, e o Zyph lembra-se. A página pública abre clara; dentro da app, segue o telemóvel ou o computador até escolheres.

Cada ecrã usa o mesmo ícone do menu à esquerda, para saberes sempre onde estás.

Criar a conta

1. Abre o endereço do Zyph no navegador
2. Clica em Começar e preenche nome, email, palavra-passe e o nome da empresa
3. Entras logo num guia curto — sem espera por email. Quatro passos: tornar o Zyph teu, adicionar um cliente, adicionar um produto, emitir a primeira fatura. Podes saltar para o painel a qualquer momento.
4. Ficas como Administrador da empresa. Um aviso suave para confirmares o email fica no topo até o fazeres.

Os primeiros 5 minutos

1. Adiciona um cliente — o nome chega para começar
2. Adiciona um produto — nome e preço chegam
3. Emite a primeira fatura — escolhe o cliente, o produto, clica Emitir e descarrega o PDF

Pronto: já facturaste com o Zyph. O resto constrói-se em cima disto.

Configurar a empresa (mais 5 minutos, recomendado)

• Dados da empresa e NUIT — aparecem nos PDFs das faturas
• Logótipo — aparece em todos os documentos
• Moeda — usada em todo o sistema. As taxas de IVA vêm do país (Moçambique: 16%, 5%, Isento); escolhes uma por produto
• Numeração das faturas — por exemplo o prefixo INV-2026- a começar em 1

Convidar a equipa

Definições → Utilizadores → Convidar. A pessoa recebe um email e define a própria palavra-passe. Escolhe uma função:

Cada pessoa vê só o que a função permite. Em Definições → Utilizadores → O que cada função pode fazer está explicado em palavras simples. Também podes dar departamento e cargo — são etiquetas de organização, não mudam o acesso.

Administrador

Cria a conta, configura a empresa (NUIT, logótipo, moeda, numeração) e convida a equipa. Só o administrador entra em Definições e na faturação da subscrição Zyph. Se um colega não vê um menu, a função é quase sempre a causa.

Gestor

Corre o dia a dia — faturas, stock, compras, despesas e relatórios — sem mexer nas definições nem nos acessos. Serve quem dirige a operação.

Utilizador (vendas, armazém, finanças, RH)

Cada função abre só a fatia do trabalho: vendas (clientes e faturas), armazém (produtos e stock), finanças (despesas e contas), RH (pessoas e ausências). O menu encolhe com a função. Departamento e cargo são etiquetas, não permissões.

Cliente

Não tem login na conta da empresa. Recebe orçamentos, faturas e recibos em PDF por email, com a marca e os pagamentos da empresa. Respostas de email vão para a empresa, não para a Zyph.

O Manual do Zyph ERP em /legal descreve as mesmas quatro perspectivas com o enquadramento institucional da Zyph Tech, Lda.

• Vendas e despesas deste mês, cada uma com seta a comparar com o mês anterior
• Resultado líquido — a diferença, a verde quando é positivo
• A precisar da tua atenção — faturas em atraso, stock baixo e dinheiro a vencer esta semana, cada um a um clique da solução
• Acções rápidas no topo — nova fatura, novo cliente, nova despesa
• Últimas faturas e o dinheiro a entrar e a sair nos próximos 30 dias

Começa o dia aqui. Os números a vermelho são os que pedem acção.

• Adicionar: o botão Novo — o nome chega; NUIT e morada aparecem nas faturas se os preencheres
• Procurar: caixa de pesquisa por nome, NUIT ou email
• Abrir um cliente mostra orçamentos, faturas e quanto ainda te deve
• Abrir um fornecedor mostra encomendas e o que ainda lhe deves
• Apagar: se já tiverem documentos, ficam arquivados — o histórico não desaparece

Contactos

Contactos são as pessoas — o comprador na empresa cliente, o contabilista a quem envias as faturas. Um contacto pode existir sozinho ou ligado a um cliente; um por cliente pode ser o principal. Quando envias um documento por email, o Zyph oferece o email do cliente e o de todos os contactos. Adiciona-os em Contactos no menu, ou a partir da página do cliente.

Produtos

Bens físicos com stock. Cada um tem nome, SKU opcional, categoria, preço (o que cobras), custo (o que pagas), taxa de IVA e stock mínimo. Define o mínimo no nível em que queres repor — o Zyph avisa quando o produto cai abaixo (crachá laranja Stock baixo e lista no Painel).

Serviços

O que vendes sem ser físico — horas de consultoria, entregas, instalação. Têm preço, custo, IVA e uma unidade (“hora”, “visita”). Serviços nunca têm stock. Faturas e orçamentos misturam produtos e serviços à vontade.

Inventário

Um ecrã para tudo o que é stock: níveis actuais, histórico de movimentos (filtrável por produto), destaques de stock baixo e acertos manuais.

Como o stock muda (quase sozinho)

• Emites uma fatura → o stock desce
• Recebes uma compra → o stock sobe
• Emites uma nota de crédito → o stock volta

Para o resto (contagens, mercadoria danificada): Inventário → Novo movimento → Entrada, Saída ou Acerto, com o motivo. Cada movimento diz o que mudou, quando, porquê e por quem.

Orçamentos

Um orçamento é uma proposta de preço — ainda não toca no stock nem no dinheiro.

1. Orçamentos → Novo orçamento → escolhe o cliente, adiciona produtos e quantidades (os totais calculam-se sozinhos)
2. Descarrega o PDF e envia ao cliente
3. Marca como Aceite ou Recusado
4. Se foi aceite: Converter em fatura — tudo copia

Faturas — o coração do Zyph

1. Faturas → Nova fatura (ou converte um orçamento) → cliente, linhas, data de vencimento
2. Enquanto é Rascunho, podes editar tudo
3. Clica Emitir — o Zyph dá o número oficial, desce o stock e regista o valor a receber
4. Descarrega o PDF com a tua marca e envia

Depois de emitir, a fatura fica bloqueada — é a prática correcta. Se te enganaste, usa uma nota de crédito ou Cancela. Nada se reescreve em silêncio.

Estados: Rascunho (cinzento) → Emitida (azul) → Parcialmente paga → Paga (verde). Passou o vencimento sem pagamento: Em atraso (vermelho).

Desconto: junto aos totais, escolhe % ou um valor fixo. O IVA calcula-se a sério; o desconto sai depois. Funciona igual nos orçamentos e passa automaticamente para a fatura.

Registar pagamentos

Abre a fatura → Registar pagamento → valor, data, método (dinheiro, transferência, cartão…). Pagamentos parciais são válidos — a fatura mostra o que falta e passa a Paga sozinha quando fecha.

Notas de crédito

Para devoluções ou erros: abre a fatura emitida → Criar nota de crédito → escolhe as linhas. O stock volta e a dívida do cliente desce, automaticamente.

Faturas recorrentes

Para um cliente que facturas todos os meses (ou semana, trimestre, ano): abre uma fatura já emitida → Tornar recorrente. Escolhe a frequência, a primeira data, o prazo de pagamento e, se quiseres, uma data de fim. Deixa marcado o envio por email para cada fatura sair sozinha. No dia, o Zyph emite com as linhas combinadas (mudanças de preço posteriores não entram), envia o email e deixa um aviso no sino. Em Vendas → Faturas recorrentes podes gerar já, pausar, editar ou apagar. Não precisas de deixar a app aberta.

Pipeline (CRM)

Quadro Kanban para oportunidades antes de facturar. Até 3 pipelines (por exemplo Vendas, Pós-venda), cada um com as suas colunas. Arrasta cartões; uma coluna é Ganho e outra Perdido. Ao ganhar, o Zyph oferece criar orçamento ou fatura. Só Administrador, Gestor e Vendas usam o pipeline; configurar colunas é Administrador/Gestor.

Agenda

O teu calendário pessoal — mês, semana ou dia. Novo evento: título, tipo (reunião, chamada, tarefa, lembrete), horas, cliente ou oportunidade opcionais, participantes e lembrete. Por omissão vês só o que é teu ou a que foste convidado. Administrador/Gestor podem ver a agenda da equipa. Só o dono (ou Admin/Gestor) edita ou apaga.

Tarefas

Lista ou quadro: Por fazer / Em progresso / Concluída. Título, descrição, responsável, prioridade, data e ligação opcional a cliente, oportunidade ou evento. Vês o que te foi atribuído e o que atribuíste a outros. O responsável recebe aviso no sino, um dia antes e no dia em que fica atrasada.

Chat

Mensagens internas da tua empresa — ninguém de fora entra. Conversa directa ou grupo, com ficheiro até 10 MB. As mensagens novas aparecem enquanto tens a conversa aberta (de alguns em alguns segundos). Se o colega estiver ausente, recebe um email (no máximo um a cada 30 minutos por conversa).

1. Compras → Nova encomenda → escolhe o fornecedor, produtos e preços combinados
2. Envia o PDF; marca como Enviada
3. Quando a mercadoria chega: Receber e confirmar quantidades (entregas parciais são válidas)
4. Na recepção, o stock sobe e nasce um valor a pagar ao fornecedor

Despesas

Renda, combustível, software, café — regista tudo: Finanças → Despesas → Nova. Descrição, categoria, valor, data. As categorias são tuas (Renda, Salários, Marketing…). É isto que torna o resultado do Painel verdadeiro.

Valores a receber

Nascem sozinhos quando emites faturas. A lista mostra quem deve o quê e desde quando — atrasos a vermelho no topo. Liquidas ao registar o pagamento na fatura.

Valores a pagar

Nascem quando recebes compras; também podes criar um à mão (por exemplo uma prestação). Marca como liquidado quando pagares.

Hábito semanal: abre Valores a receber e contacta os clientes em atraso. É o caminho mais rápido para melhorar o caixa.

Finanças de relance

• Finanças → Visão geral — totais, categorias de despesa, idade das faturas por pagar, top 5, linhas de evolução e comparação com o período anterior. Cada gráfico traz uma leitura em uma linha.
• Vista de caixa — dinheiro a entrar vs a sair ao longo do tempo
• Despesas, a receber e a pagar abrem com um resumo pequeno antes da lista

• A partir de um documento: abre fatura, orçamento ou nota de crédito → Email — a mensagem vem pré-preenchida no idioma do cliente, com o PDF. Recibos podem ir depois de um pagamento.
• Email → Caixa de saída: a quem, quando, entregue ou falhou
• Email → Modelos: edita o texto padrão nos dois idiomas; os envios seguintes usam as tuas palavras
• Email → Escrever: qualquer endereço, Cc, ficheiros (até 5, 8 MB cada) e, se quiseres, um cliente para puxar moradas e anexar uma fatura
• Email → Automações: enviar a fatura ao emitir e o recibo ao registar pagamento. Lembretes de atraso também estão aqui — esses precisam do trabalho diário no servidor, feito no alojamento
• Numa fatura em atraso, Enviar lembrete para um toque pontual
• Por omissão o envio sai do endereço Zyph, com resposta para o teu. Para sair do teu (por exemplo faturas@suaempresa.co.mz), o Administrador configura em Definições → Email — há um botão Testar
• O SMS é o canal principal para poucos avisos de alto valor (novo início de sessão, palavra-passe, avisos importantes, pagamento da subscrição Zyph, fim do teste, link do relatório mensal). Faturas, recibos e lembretes de atraso ficam só no email, para poupar créditos. Adiciona o telefone no Perfil.

• RH → Pessoas: ficha de cada membro — departamento, cargo, tipo de contrato, datas. Ligada à conta de utilizador quando a pessoa tem uma
• RH → Ausências: pedir e aprovar (anuais, doença, sem vencimento…). RH ou Administrador revê; cada um vê o próprio histórico
• RH → Actividade da equipa: resumo honesto do trabalho feito no Zyph — faturas emitidas, orçamentos enviados, pagamentos, stock recebido — por pessoa e por período, exportável em PDF. Cada um vê a sua no menu do perfil; só RH/Admin vê a da equipa. Conta acções reais, nunca teclas nem ecrãs

• Vendas por período — quanto vendeste, comparado com o período anterior
• Despesas por categoria — para onde vai o dinheiro
• Produtos mais vendidos
• Resumo mensal — vendas, despesas, resultado: o teu mês numa página

Rotina de fecho (10 minutos): Resumo mensal → Despesas por categoria → Valores a receber em atraso → contactar, decidir, feito.

Os documentos que descarregas

Faturas, orçamentos, notas de crédito, recibos, encomendas e relatórios seguem o mesmo visual com a tua marca:

• O teu logótipo ao lado dos dados da empresa (ou o nome Zyph se ainda não carregaste um)
• Os dados do cliente, com as datas, sem repetir a identidade da empresa
• Tabela de linhas com cabeçalho na cor da marca, Total destacado, e o valor por extenso nas faturas e recibos (em português)
• O recibo descreve a transação (linhas da fatura, método e montante recebido) e não inclui espaço de assinatura do emitente
• Rodapé comercial (pagamentos, termos, contacto) só em faturas, orçamentos e documentos semelhantes — relatórios ficam só com os números
• Identidade da empresa no topo da primeira página e a linha “Processado por computador - Zyph ERP”; páginas seguintes continuam a tabela
• Idioma do cliente (português ou inglês) e a tua moeda; empresas moçambicanas levam NUIT, desdobramento de IVA e a linha de retenção IRPC ou IRPS

Não configuraste nada disto — sai certo. Relatórios longos passam de página a manter o cabeçalho da tabela e a contagem.

• Perfil da empresa — dados e logótipo dos PDFs
• Marca e temas — logótipo, cor e aspecto em todo o lado
• Modo escuro — o botão lua/sol no topo; a cor da marca mantém-se nos dois
• Localização — idioma, moeda e perfil do país
• Definições fiscais — regime de IVA, taxas, IRPC (empresas) e IRPS (pessoas)
• Numeração — prefixos e próximos números de fatura e orçamento
• Utilizadores — convidar, editar, mudar função, desactivar. O último Administrador nunca pode ser removido: nomeia outro primeiro
• Departamentos e cargos — etiquetas; departamentos podem fundir-se se reorganizares
• Email — como saem as mensagens
• Domínios — opcional: um endereço como suaempresa.zyphtech.com, ou um domínio teu. O ecrã mostra os registos DNS e um botão Verificar. Se disser que não está disponível, o plano de alojamento não cobre — o resto funciona na mesma

O meu perfil (toda a gente)

Clica no teu nome (canto superior) → Perfil: nome, email, palavra-passe e idioma. Podes apagar a tua conta — documentos e histórico ficam na empresa. Se fores o único Administrador, o Zyph bloqueia até nomeares outro.

Marca e temas

Definições → Marca. Um ecrã define o aspecto da app, dos documentos e dos emails, com pré-visualização à direita. Carrega o logótipo (PNG, JPG ou SVG, até 2 MB) — aparece na barra, nos PDFs e nos cabeçalhos de email. A cor pode vir do logótipo, de sugestões, ou de uma cor exacta. O Zyph garante que o texto se lê; se a cor for fraca, aproxima-a e avisa. Podes voltar ao padrão Zyph. O tema da empresa (menu claro ou escuro) é o aspecto que a equipa vê; cada pessoa pode escolher o seu em Perfil → O meu tema. No rodapé dos documentos entram email, telefone, dados de pagamento (M-Pesa, e-Mola, banco), termos e a linha de agradecimento.

Ponto de venda (balcão)

1. Toca num artigo para o juntar à venda (outra vez para somar; usa − e + para acertar)
2. Escolhe o cliente, ou deixa Consumidor Final numa venda de balcão normal
3. Escolhe a forma de pagamento. Em dinheiro, escreve o valor entregue e o troco aparece sozinho
4. Clica Cobrar — a fatura emite-se, o pagamento fica registado, o stock desce e o recibo fica pronto a imprimir

As últimas cinco vendas ficam à mão para reimprimir um recibo. O catálogo segue o tipo de empresa (Definições → Perfil da empresa).

Assiduidade

Ao lado do teu nome há Registar entrada. Depois passa a mostrar o tempo de trabalho e serve para Registar saída. A minha assiduidade (no teu menu) mostra os teus dias e o total do mês. RH → Assiduidade mostra a equipa, dia a dia. Se alguém se esquecer, o RH lança o dia à mão — fica marcado com o nome de quem lançou. Em RH → Definições defines o horário (entrada, saída, dias e tolerância). Quem chegar depois da hora mais a tolerância aparece como Atraso. Sem horário definido, ninguém é marcado como atrasado.

Bons hábitos

• Regista pagamentos e despesas no dia em que acontecem — 30 segundos agora poupam uma hora no fim do mês
• Confia nas cores: vermelho = agir, laranja = vigiar, verde = está bem
• Usa orçamentos para o que ainda se negoceia; só emite faturas de que tens a certeza

Perguntas comuns

Não consigo editar uma fatura. Já foi emitida — é de propósito. Usa uma nota de crédito ou cancela.

O stock parece errado. Abre o produto → histórico de movimentos. Encontra o movimento estranho e acerta com um Acerto e um motivo claro.

Não vejo um item do menu. A tua função não o inclui — pede ao Administrador.

Apaguei um cliente por engano. Se tinha documentos, só está arquivado — um Administrador restaura.

Esqueci a palavra-passe. Esqueci a palavra-passe no ecrã de entrada → vê o email (e o SMS, se tiveres um telefone no perfil).

Carreguei um logótipo e não aparece. Vai a Definições → Perfil da empresa, escolhe a imagem (PNG, JPG ou SVG, até 2 MB) e Guarda — passa a aparecer no ecrã e em todos os PDFs.

O PDF não descarregou. Tenta de novo daí a pouco. O Zyph usa um motor de reserva se o principal estiver ocupado, para mesmo assim receberes o documento.